訪問看護では、利用者宅に訪問するスケジュール表がないと仕事ができません。しかも、キャンセルや変更は日常茶飯事でスケジュール表は1日のうちでも何回も変更されます。
直行・直帰を始めたころは、管理者がエクセルでスケジュール表を作成し、これをクラウドにのせて、職員のパソコンやスマホで確認できるようにしていました。但し、変更があるたびタイムリーに更新することが困難でした。手作業なので入力ミスはないかと、1日中、暇さえあればスケジュール表とにらめっこしていました。
そこで、スケジュール管理をIT化できないかと、プログラマーに相談して開発したのが業務管理ソフトTELESAです。開発には2年以上かかりました。このソフトにはスケジュール自動作成機能もあるので、1ヶ月分のスケジュールは前後の手作業を含めても1～2時間程度で完了。その後は、いつでも、どこでも、だれでもスマホやタブレットで訪問予定の変更ができるようになっています。キャンセルなどの情報を得た職員が、その場で変更入力を行います。訪問先で予定変更の希望が出た時も、ステーションに持ち帰ることなく、その場で利用者の都合を聞きながら変更できます。職員全員の目で見ているので、入力ミスも早期発見、直ちに修正でき、信頼性の高いスケジュール表となっています。朝、ステーションに出勤しなくても、1日のスケジュールの確認ができるのは、このソフトのお陰です。
スケジュール表を共有するということは、職員全員の動向が把握でき、自分が担当していない利用者の訪問状況もわかるので、ステーションの運営に管理者だけでなく、全員で関わるという意識が根付いてきました。急に予定がキャンセルになった時に、「からだ空いたけど、手伝おうか？」とケアが多くて大変そうな訪問先に、自主的にヘルプに入ったりすることもできます。そして、管理者はスケジュール管理から解放され、今まで後回しにしていた仕事もできるようになりました。
